烟台头马:如何打造上百人参加的爆款Open Day

Open Day,中文可理解为头马的开放日,是以demo meeting(示范会议) +嘉宾分享的形式向非会员展示什么是头马Toastmasters,为访客提供...


Open Day,中文可理解为头马的开放日,是以demo meeting(示范会议) +嘉宾分享的形式向非会员展示什么是头马Toastmasters,为访客提供近距离了解头马的机会。

G中区烟台地区头马俱乐部通力合作,成功举办了一场上百人参加的Open Day活动,具体成果如下:

时间:2018.9.9

主题:离头马峰会更近一步!

筹备时间:10天

活动日程:见文末

活动效果:120人报名,95+到场,30人有成为会员的意愿

筹备时间只有10天,但却有120人报名!如何打造爆款Open Day?让我们一起来看一下!

打造爆款Open Day的秘诀

提问时间:2018年10月09日

[最佳回答]

会前:创造期待的6个关键

会中:创造舞台的6个关键

会后:创造回忆的6个关键

9999条好评

1

>>>策划篇<<

来自大区智囊团的悉心指导

A.

会前:创造期待的6个关键

1.私聊破冰:私聊获得来宾需求

2.红毯欢迎:在参与群内热烈欢迎来宾加入

3.接龙活动:在群内发 姓名,爱好,星座等接龙活动

让大家提前熟络

4.温馨提醒:在Open Day 前一天晚上或者当天早上

在群发发交通和天气温馨提醒

5.地图指引:在Open Day会场附近设置指示标志

以及会场内部指示标志指引来宾到达会场

6.签到贴纸:签到时可以分为来宾贴纸会员贴纸两种

B.

会中:创造舞台的6个关键

1.上台介绍:让来宾上台介绍自己(如果来宾人数较多,可分为两次进行)

2.中场休息:中场休息时,安排来宾任务(去认识3个新朋友)

3.反馈分享:在Open Day会议中间设置来来宾参会分享环节,去抓住那些有表现欲望的来宾,让来宾去提出自己的疑问和分享自己的感受,让来宾获得认可和分享的喜悦,促使来宾入会。

4.即兴演讲让一个老会员上台演讲,剩余的人全让来宾上

5.圆桌展示

6.体验采访

C.

会后:创造回忆的6个关键

1.照片合影大合影和现场拍的照片都发到参与群里

2.精彩视频可以把即兴演讲和既定演讲现场问答的视频截下来发到群里。

3.群内复盘群内志愿者团队成员带所有人一起复盘。

4.干货汇总将所有既定演讲的视频,工作坊和各个头马俱乐部的介绍发到群里。

5.活动recap:每一个志愿者团队进行复盘,然后进行复盘汇总。

6.跟踪引导:所有收上的意向书都邀约来宾参加常规例会,Open Day当天未到的已缴场地费来宾短信邀约参加常规例会

2

>>执行篇<<

G中区小伙伴出谋划策

烟威地区具体执行方案

A.

会前:团队结构及主要任务

总策划组(PM)

前期准备:负责整个项目的前期策划,资源对接,团队搭建和项目筹备推进

中期执行:负责会场的执行和跟进,保证会议顺利进行

后期复盘:负责活动的整体复盘总结和反馈

会务组(VPE)

1.制定会议流程

2.对各组进程跟进和支持

3.对各组成员进行辅导和培训

4.Agenda的设计和打印

宣传推广组(VPPR)

1.宣传Open Day,制作卖票报名链接(包括费用,电话,区)

2.会议现场记录

3.志愿者证书设计及打印

4.会后复盘推送

备稿演讲组

1.两个备稿演讲(一个中文备稿演讲,一个英文备稿演讲)

2.备稿演讲内容与头马相关

3.表明演讲等级(Pathway和CC)

个人评估组

1.从所有头马俱乐部中募集三位个人评估官(一个英文,两个中文)

2.对评估者进行角色培训,保证评估者按照演讲手册来评估演讲者

3.对于演讲者评估,要保证给予充分赞美和鼓励(传递头马精神:Positive&Supportive)

总评估组

1.搭建评估团队(即兴评估人和总评估团队:时间官,语法官,哼哈官,总评估)。

2.对评估团队进行角色评估指导,保证每个评估人按照角色要求来做评估。

3.对于演讲者和整场会议评估时,要保证给予充分赞美和鼓励。

工作坊筹备组

联系大咖来做工作坊

项目发布组

联系项目组来做项目宣导

俱乐部展示组

1.进行各俱乐部风采展示

2.和各俱乐部确定当场报名会员优惠券设计(可以免费领取优惠券)

3.与投影仪组进行PPT对接

主持人组

1.全场一个中文主持人,一个英文主持人

2.开场:两个主持人开场,接下来的环节两个主持人轮流主持,最后环节两个人一起主持

接待组

1.提前与队员组群,沟通。熟知队友,明确分工及会议前中后注意事项。

2.签到表(从报名中导出)+马克笔+名牌贴纸( 签到处、臂贴处、大海报)

3.指示标志               

4.温馨提示(关于交通、天气信息+联系人方式)提前发布    

5.负责嘉宾入场接待工作   

财务/票务团队

1.财务花费预算

2.负责宣传Open Day,进行门票售卖与统计

3.财务支出报表

4.对整个票务/财务团队进行支持与服务,跟进项目进度

后勤团队chair

1.对接各个项目组Chair,收集所需物料                 2.负责会议的物料采购  

3.负责聚餐饭店预定,联络聚餐人员

4.志愿者随手礼     

5.茶歇(水+茶点/水果)

场务团队(保证投影,音响等设备使用)

1.对接各个项目chair,收集会议时用的PPT,视频,材料,舞台道具。                   

2.现场会议PPT、音乐、视频播放。                     

3.现场布置(桌椅,舞台,投影仪)

4.负责现场布置指挥,对项目团队成员进行服务与支持。

投影仪组

1.对接各个项目chair,收集会议时用的PPT,视频,材料。                  

2.负责现场投影仪的调试, PPT的播放调试。         3.现场PPT播放( 和各位演讲者沟通好播放时间和切换PPT时间)

音响话筒组

1.会前测试音响话筒          

2.会中为演讲者和主持人传递话筒  

现场布置组

负责现场舞台。桌椅布置

建议

1.每个项目组有一个主要负责人

2.每个项目组的各个小组中 尽量要有后备人员

B.

会中:现场实施建议

开场

1.开场小游戏 (可以设置一个开场小游戏,让所有人都参与进来)

2.开场的志愿者和来宾互动(所有志愿者上台,然后分两边往来宾通道走,和来宾击掌表示欢迎和感谢)

建议:志愿者统一着装(白衬衣,深色裤子)

会议流程

先做俱乐部介绍和workshop (头马介绍),再进行demo-meeting 环节。

既定演讲和评估

1.既定演讲者挑选,选一个水平高,一个水平一般的 (目的:为了让听众看到,这个舞台是属于平凡人的,每个人都有机会去演讲)

2.评估: 

(1)所有的评估团队都是认可鼓励式评估,要让来宾感受到即使做的不够好,也能得到鼓励和支持。(评估的质量要够好)

(2)同时评估时按照手册要求来评估,这样会展示出我们完善的教育体系。

免费参会券

可定做 免费参会券或者参会打折券,让来宾填好参会意向书后过来领取免费参会券。

C.

会后:团队反思总结

总策划组

1.在筹备团队之前,构思好项目的愿景,目标,计划 和团队结构。 用愿景去组建志愿者团队。

2.不断的给予志愿者团队成员服务、支持和鼓励。

3.积极寻求中区,大区的资源支持和指导,让我们在执行过程中更加得心应手。

PR组

1.前期大家朋友圈连续宣传是有一定效果的,前三四天即可,战线不要拉得太长。

2.给每个俱乐部安排10个人的任务,锁定目标人群(平时就对头马感兴趣或者老会员)并且及时跟进。

3.先把有意向的小伙伴拉进群,在群里进行一些互动话题热场,并且可以发布一些跟活动相关或者跟头马相关的普及帖,并且在活动临近时可以私聊邀请。

4.线下线上结合,平时会议对Open Day的宣传。

会务组

1.会议前的Agenda的改动,让环节衔接的更好了,本来俱乐部展示和工作坊是在后面,但是Dora来之后建议我们把介绍和俱乐部展示提前, 在执行时,效果特别好!大家通过Dora的分享 更好的了解了头马,然后再进行Demo meeting 体验,这样会更加有效。

2.临场的应对方案。没有一切方案是完美的,但是经过我们的努力,让它变的完美。 

3.用心的跟进准备,跟进各个项目组的进度,给予服务和支持。 

物料财务组

1.物料组提前列好采购清单。

(1)小礼物等会议用品都是分工提前去买

(2)水果茶歇:当天早上去超市集中购买的,到了会场之后大家洗好切好,摆在盘子里供大家品尝。

2.财务:根据最后的花费和茶歇剩余,列出报销清单公示后,还提出下次购物的财务意见。

SAA组

1.由于场地原因,我们临时把签到处移到大家入口最易看见的大厅,张贴显著的大海报,在大群中及时发送相关信息。

2.提前在群里公布SAA负责人电话

3.当SAA团队人员没到齐时,随时启用场外人员协助

4.会议开始后,SAA在签到处停留20min后,回到会议厅,并在会议厅入口处安排人员,及时接待后来人员

场务组

1.前期很早就成立团队,明确分工,而且每个团队都有超过一人,避免到时候有人去不了(back up 团队)。

2.提前去现场布置灯光,桌椅,PPT,音箱(设备布置与调试)

最后,特别鸣谢大区顾问团的全力支持和帮助!感谢整场活动的策划,组织的所有志愿者团队!特别附上部分复盘分享~

特别鸣谢对本次活动无私奉献的志愿者团队:

孙韶,陈祥盟,康庆华,张少伟,王轶飞,张兴宝,孙焕翔,付展,王蕊,李磊,彭倚婷,秦丽娟,邱爽,陈彦玲,陈玉梅,赵甜甜,刘礼欣,李金燕,石华卫,周程程,许建聪,李倩倩,唐佐容,贾红珊,梁潇文,王翠萍,马蕾,马兰兰,李花磊,王薇,张瑜,王茂茂,董贝贝,王洁,周云鹏,韩雪梅,高明,赵婷,Dora Guo,朱耀华,GJ Xu